 |
Peraturan Organisasi nomor 3 |
PERATURAN ORGANISASI
NOMOR 3 TAHUN 2015
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
ADMINISTRASI LEMBAGA
Untuk menertibkan pengelolaan administrasi lembaga maka dipandang perlu untuk menertibkan pengelolaan Sistem Internal organisasi/lembaga demi tercapainya prinsip tertib administrasi, tranparansi internal, dan untuk memudahkan dalam pengedalian laporan akhir tahun, disamping itu demi meminimalisir atau menghindari penyalahgunaan kewenangan pribadi diluar kewenangan organisasi.
Untuk itu perlu diterbitkan Standar Oprasional Prosedur Pengelolaan Administrasi Lembaga yang meliputi pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar, Pengelolaan Anggaran, Penyajian Akuntansi dan Inventarisasi, Rekruitmen Anggota.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
AREA: SEKRETARIS I. Pengelolaan Surat Masuk dilakukan Prosedur sebagai berikut: Surat Masuk adalah seluruh kegiatan pengurusan surat masuk mulai dari penerimaan/pengagendaan, pendistribusian dan tindak lanjut sampai pada pengarsipan surat masuk. 1. Sekretaris atau arsiparis mengagendakan seluruh surat masuk ke dalam buku agenda, minimal memuat: No.Urut, No. Surat, Tanggal, Dari/Kepada, Perihal Surat, Jenis/Klasifikasi (biasa,rahasia,sangat rahasia) atau Catatan lainnya dan menyampaikan surat kepada Ketua. 2. Sekeretaris mengklasifikasi surat dan menyampaikan tujuan surat masuk kepada para pihak (Pelindung, Dewan Pengurus atau bidang-bidang); yang bila perlu dilengkapi dengan Lembar Disposisi, minimal memuat: Tanggal, Sifat (biasa,rahasia,sangat rahasia), Dari, Tujuan Disposisi, perihal Surat, Kolom Disposisi, Kolom Tanda tangan ketua. 3. Ketua atau Para pihak dapat menindak-lanjuti surat masuk: Ketua memberikan disposisi untuk menindaklanjuti perihal surat. 4. Ketua menyampaikan kembali surat masuk yang telah ditindaklanjuti kepada Sekretaris untuk diarsipkan 5. Sekretaris mengarsipkan seluruh surat masuk secara tertib, kronologis, dan aman, seperti menggunakan; jenis warna, kode, dan seterusnya.
II. Pengelolaan Surat Keluar dilakukan Prosedur sebagai berikut: Surat Keluar adalah seluruh pengurusan surat keluar mulai dari perintah membuat surat, penyusunan konsep surat, penandatanganan surat, pengarsipan surat, sampai pada pengiriman surat kepada tujuan. 1. Sesuai kewenangannya, Ketua dapat memberi perintah kepada Sekretaris untuk membuat konsep surat tentang suatu perihal. 2. Sekretaris membuat konsep surat sesuai perintah dan menyerahkannya kepada Ketua, untuk diperiksa dan diberikan persetujuan. 3. Bila dipandang perlu Ketua dapat meminta pertimbangan Pihak lain (Pelindung, Penasehat Hukum) sebelum memeriksa konsep surat, memberikan koreksi, dan persetujuan dengan menandatangani, selanjutnya mengembalikan kepada Sekretaris untuk diperbaiki dan/atau diproses lebih lanjut. 4. Untuk surat-surat tertentu seperti surat Klarifikasi, Konfirmasi, Pengaduan, Laporan dan lainnya Ketua dan sekretaris dapat menandatanganinya secara bersama. 5. Huruf/Font Isi Surat (selain logo dan alamat kantor) adalah harus : Jenis Font : Arial, Ukuran Font : 11. 6. Sekretaris membubuhkan stempel Organisasi pada surat dan mengagendakan surat di buku Agenda Surat Keluar termasuk Surat Tugas dan ID-CARD anggota minimal memuat: No.Urut, No. Surat, Tanggal, Kepada, Perihal Surat, Jenis/Klasifikasi (biasa,rahasia,sangat rahasia) dan seterusnya. 7. Sekretaris atau Pengurus yang ditunjuk menyampaikan surat yang telah dicatat di Buku Agenda surat keluar kepada Arsiparis untuk diarsipkan dan kepada Pengurus atau Kurir untuk dikirim kepada tujuan surat.
III. Kode-kode atau Istilah Penomoran Surat Keluar: Kode-kode atau istilah penomoran adalah seluruh kode termasuk kode surat yang dinyatakan rahasia (Maksimal berisi 2 s.d 4 huruf bukan angka) yang tertera pada nomor surat yang dinyatakan surat keluar termasuk (ID Card, Surat Tugas, Penghargaan).
Kode
|
Keterangan
|
Kode
|
Keterangan
|
Kf
|
Konfirmasi
|
Kjsm
|
Kerjasama
|
Klf
|
Klarifikasi
|
Pg
|
Pengaduan
|
Sms
|
Somasi
|
Lpj
|
Laporan
Pertanggungjawaban
|
Pmh
|
Permohonan
|
Bht
|
Pemberhentian/Pemecatan/non
aktif
|
SK
|
Surat Keputusan
|
Skt
|
Surat Keterangan
|
St
|
Surat Tugas
|
Phg
|
Penghargaan
|
Po
|
Peraturan Organisasi
|
Sp
|
Surat Perintah
|
Sop
|
Standar Operasional
Prosedur
|
P
|
Kode ID-Card Jabatan
Struktur Pusat
|
Pjd
|
Perjalanan Dinas
|
P
|
Kode ID-Card Jabatan
Pelindung
|
Pts
|
Petisi
|
K
|
Kode ID-Card Jabatan
Ketua
|
Pgj
|
Pengajuan
|
S
|
Kode ID-Card Jabatan
Sekretaris
|
Bar
|
Berita Acara Rapat
|
B
|
Kode ID-Card
Jabatan Bendahara
|
SopK
|
Standar Operasional
Prosedur Khusus
|
BD
|
Kode ID-Card
Jabatan Ketua Bidang dan anggota bidang
|
Kode Penomoran Surat ditetapkan sebagai berikut: 1. Nomor Urut surat yang urut sesuai agenda ; 2. Nomor SKT dari kesbangpol kemudian garis miring ; 3. Kode Surat berupa 2-4 huruf ; 4. ada tanda penghubung tanpa spasi ; 5. Kobar Petis tulis tiga huruf kapital kemudian garis miring; 6. tanda Surat Keluar di tulis satu huruf kapital kemudian garis miring; 7. Bulan dan tahun terdiri dari angka dan titik tanpa spasi ;
Contoh : 02.441/Kf-PTS/K/04.2015 Ket : Agenda Surat Keluar Nomor urut: 02, 441: Nomor SKT, Kf: Konfirmasi, ada tanda penghubung, PTS:Kobar Petisi, K: Surat keluar, 04.2015: bulan dan tahun dikeluarkannya surat.
Contoh ID CARD : ID-KP : P690807P002.13NB04.2020 Ket : Agenda ID-CARD: ID-KP singkatan dari : ID Kobar Petisi ditengah ada tanda penghubung, P singkatan Pusat, 690807 angka enam digit adalah tanggal lahir, P sama dengan Jabatan (Pelindung), 13 adalah Tanggal Pengesahan Akte Notaris, NB diambil dua huruf adalah singkatan nama pengurus, 04.2020 adalah masa berlaku Jabatan yaitu bulan April tahun 2020.
Kode-kode Rahasia Surat adalah kode tertentu (Maksimal berisi 1 s.d 3 huruf Kapital) yang tertera pada penomoran surat keluar/memo yang dinyatakan sebagai surat rahasia.
Kode
|
Keterangan
|
R
|
Rahasia (Data Hasil
Investigasi)
|
R1
|
Sangat Rahasia
(Dokumen Pengaduan)
|
R2
|
Sangat Rahasia
(Dokumen Peringatan/Pemecatan)
|
ID-KP
|
Kode Rahasia
pada ID-Card
|
IV. Stempel Surat Stempel adalah Legas Resmi Organisasi yang peruntukannya bebas terbatas sepanjang kepentingan organisasi. stempel surat diatur sebagai berikut: 1. Stempel berdiameter bulat lingkaran ukuran = 3,345 cm (Ukuran Program Coreldraw). 2. ada tiga lingkaran = Lingkaran terluar ukurannya garis sama dengan lingkaran terdalam; = lingkaran tengah separoh dari ukuran garis lingkaran luar dan dalam. 3. Tulisan melingkar separoh diatas = KOMANDO BARISAN RAKYAT = font : Arial Black. 4. Tulisan melingkar separoh dibawah = PEGIAT ANTI KORUPSI = Arial (Bold). 5. Pasak tengah diantara angka 3 dan 4 di apit oleh masing-masing satu bintang. 6. Tengah lingkaran tertulis : PETISI = Font : Stencil. 7. Tertulis LSM = Font: Stencil. 8. Terdapat Logo 2 Orang dan Bendera merah putih. 9. Tinta yang harus dipakai warna biru tua. - Format stempel (lihat lampiran 1)
V. Format Surat Forma surat adalah Format surat yang di tetapkan organisasi sedemikian rupa demi menjaga ciri khas yang tidak mudah ditiru oleh banyak kalangan. Untuk Surat Keluar kecuali Surat Keputusan, Peraturan Organisasi, SOP, Surat Tugas, dan macam-macam Laporan, macam-macam Berta Acara, SOP-K. maka diatur sebagai berikut: a. Ukuran Kertas : adalah Volio Putih Polos Berat 70 Gram / Lembar b. Jarak setelah Kop Surat Atas: 1 Cm, Kiri: 3 cm, kanan: 2 cm, Bawah: 2 cm: c. Spasi : 1.5 = jika isi surat sedikit, atau Single = jika isi banyak ( mulai Tanggal, Nomor, Isi, sampai tanda-tangan ). d. Ukuran Font = 11 e. Bentuk Font = Arial f. Urutan tubuh Surat: 1. Tanggal 2. Nomor 3. Lampiran 4. Sifat 5. Perihal / Hal 6. Tujuan surat (kecuali nama Kab/Kota diketik masuk 5 spasi) 7. Salam Pembuka 8. Isi Surat 9. Salam Penutup 10. Kata Dewan Pengurus (Tiap kata huruf besar) 11. Jabatan Dewan Pengurus (diketik huruf kapital semua) 12. Tanda tangan + Stempel 13. Nama Dewan Pengurus (diketik huruf kapital semua kecuali Gelar) 14. Tembusan (jika ada) 15. Footer : terdiri Halaman Urutan surat di posisi kanan di tambah kode 2 angka; yaitu angka 15. 16. Footer: Alamat lengkap kantor : yang posisinya Centering dengan background warna abu-abu.. - Pada angka 1 s.d 8 Posisi ketikan lurus kiri tanpa 1 spasipun; - sedangkan pada angka 9 s.d 14 posisi ketikan mengarah ke kanan dengan posisi 1/3 dari lebar ukuran pasak kertas volio. - Angka 14 s.d 15 Ukuran font : 8, Bentuk font: Arial (Bold), (contoh format surat lihat lampiran2)
Contoh format surat:

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PENGELOLAAN ANGGARAN
AREA: BENDAHARA Pengelolaan Anggaran adalah seluruh kegiatan pengelolaan anggaran mulai dari pengajuan, pemeriksaan/penelitian, sampai dengan persetujuan Rancangan Anggaran Biaya (RAB) oleh Ketua Dewan Pengurus bersama Pelindung.
1. Ketua Dewan Pengurus dan atau tiap Ketua Bidang menyusun program kegiatan beserta RAB-nya dan menyampaikannya ke Bendahara. 2. Bendahara merekapitulasi RAB dan mengirimkannya kepada Ketua untuk selanjutnya dimintakan pertimbangan kepada Ketua Dewan Pengurus dan Pelindung. 3. Jika Dewan Pengurus yang menyusun program kegiatan kegiatan maka langsung di Acc, jika Ktua Bidang yang menyusun maka Ketua Dewan Pengurus dan Pelindung harus meneliti RAB untuk perbaikan dan menyusunnya menjadi dokumen RAB Lembaga untuk dimintakan persetujuan bersama. 4. Ketua Dewan Pengurus memberikan penolakan atau persetujuan pada RAB yang diajukan berdasarkan pada pertimbangan manfaat dan kebutuhan dan menyampaikan kepada Ketua untuk dilaksanakan. 5. Ketua menyampaikan hasil persetujuan/penolakan RAB ke masing-masing Bidang/Pengusul dan diserahkan kembali kepada Bendahara untuk dilaksanakan.
STANDAR OPRASIONAL PROSEDUR PENYAJIAN AKUNTANSI DAN INVENTARISASI
AREA: BENDAHARA Penyajian Akuntansi dan Inventarisasi adalah seluruh kegiatan-kegiatan penyajian akuntansi mulai dari pengumpulan penerimaan data, pencatatan dalam pembukuan sampai penyusunan laporan keuangan dan Inventarisasi lembaga. 1. Bendahara menyerahkan Tanda bukti penerimaan dan pengeluaran kas/bank beserta dokumen/bukti kepada Ketua. 2. Ketua Bidang menyusun dan menyerahkan laporan pertanggungjawaban keuangan (rekapitulasi/mutasi) bulanan, berikut bukti transaksi kepada Bendahara. 3. Bendahara meng-input semua data transaksi harian, dilanjutkan dengan pembukuan untuk dibuatkan menyusun Laporan Keuangan dan menyampaikan kepada Ketua. 4. Ketua Dewan Pengurus memeriksa Laporan Keuangan dan menyampaikan kepada Pelindung. 5. Ketua Dewan Pengurus dapat menujuk dan meminta Akuntan Publik untuk memeriksa Laporan Keuangan. 6. Akuntan Publik memeriksa Laporan Keuangan dan menyampaikan hasil audit dengan opini kepada Ketua Dewan Pengurus untuk diadakan perbaikan, dan bila sah akan didokumentasikan dan digunakan seperlunya. 7. Dokumentasi laporan keuangan dan laporan dokumen Inventarisasi lembaga diserahkan kembali ke Bendahara untuk di Arsipkan. 8. Ketentuan penerimaan lembaga yang berasal dari hibah dan bantuan/sumbangan dari Pemerintah Pusat, Pemerintah Propinsi, Pemerintah Kabupaten/Kota, dan sebagianya termasuk swasta maka Laporan pertanggungjawabannya harus mengacu pada peraturan Perundang-undangan, dan jika sumbangan berasal dari lembaga donor maka mengacu pada ketentuan peraturan pendonor. 9. Ketentuan angka 8 diatas, harus dibuatkan lampiran sebagai arsip lembaga yang akan dihitung berdasarkan peraturan intern lembaga sebagai pertanggungjawaban ke publik.
STANDAR OPRASIONAL PROSEDUR REKRUTMEN ANGGOTA
AREA : DEWAN PENGURUS Rekruitmen Anggota adalah seluruh kegiatan pengurusan anggota mulai dari pengajuan permohonan dan/atau usulan, persetujuan/penolakan permohonan dan/atau usulan sampai dengan diterbitkan Keputusan untuk pengangkatan atau mutasi anggota dan pemberhentian Anggota Lembaga. 1. Dewan Pengurus menerima lamaran dan/atau membuat usulan permohonan pengangkatan, sanksi-sanksi, pemberhentian atau mutasi anggota. 2. Berdasarkan perintah ataupun usulan dan pemantauan dari Dewan Pengurus menyusun daftar usulan permohonan pengangkatan, sanksi-sanksi, pemberhentian atau mutasi, memeriksa kelengkapan persyaratan administratif dan menyampaikan hasilnya kepada Ketua rencana penambahan, sanksi-sanksi, mutasi, dan/atau pemberhentian dengan alasan, seperti: beban kerja, kekosongan formasi, prestasi kerja, kualifikasi yang dibutuhkan, indisipliner, kejahatan, narkoba, merusak citra organisasi, dan seterusnya. 3. Ketua dengan berbagai pertimbangan menolak atau menyetujui permohonan pengangkatan, mutasi, sanksi-sanksi, atau pemberhentian anggota untuk diusulkan kepada Ketua Dewan Pengurus dan Pelindung; bilamana disetujui maka ditindak lanjuti untuk merencanakan proses seleksi dan pengangkatan, mutasi, memberikan sanksi, atau memberhentikan anggota. 4. Sekretaris memanggil Pelamar yang telah terdaftar untuk melakukan wawancara dengan Ketua dan disetujui Pelindung. 5. Jika diperlukan dilaksanakan psikotes, interview, post test dan seterusnya. 6. Hasil seleksi bagi pelamar yang dinyatakan lolos segera direkomendasikan untuk penempatan di bidang/bagian dan akan diterbitkan Surat Keputusan (SK) dan dimintakan tanda tangan Ketua. 7. Dewan Pengurus memantau dan menilai hasil kerja, perilaku dan kedisiplinan para anggota untuk ditindaklanjuti dan direkomendasikan diangkat ataupun diberhentikan kepada Ketua. 8. Keputusan Ketua ditindak lanjuti dengan menyiapkan dan menerbitkan SK Pemberhentian/mutasi bagi anggota yang dinyatakan tidak layak untuk diangkat menjadi Anggota/pengurus.
Demikian Standar Operasional Prosedur ini ditetapkan dan akan tinjau ulang untuk dilakukan perbaikan seperlunya.
Ditetapkan di : Nganjuk
Pada Tanggal : 15 April 2015
Dewan Pengurus
Sekretaris Ketua
ROHMAT UDIN, S.Pd.I SAIFUL, S.Pd.I
| |
0 komentar: